Ohnmächtig Streit Verwalter hat gekündigt

“Hilfe, ich finde keinen Verwalter für unsere kleine WEG!”

Inhalt | Lesezeit ca. 4 Min

Die meisten Wohnungseigentümer wissen zumindest eine Anekdote zu dem Walten und Schalten eines verflossenen Hausverwalters zu erzählen. Umgangssprachlich ist mit Hausverwalter die Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) gemeint. Dieses Monster-Wort hat es wohl zu Recht noch nicht in den allgemeinen Sprachgebrauch geschafft.

Für viele ist Wohnungseigentumsverwaltung nicht nur ein komplexer Begriff, sondern auch viel Ärger in der Praxis. Denn was nach Effizienz und Professionalität klingt, ist leider nicht immer auch von kompetenten Fachkräften unterstützt. Viel zu oft stehen Wohnungseigentümergemeinschaften vor dem Problem, keinen Verwalter zu finden. Oder besser gesagt: keinen kompetenten, verlässlichen und vertrauenswürdigen Verwalter.

Auch der Gesetzgeber macht es unbedarften Eigentümern nicht einfach, die Spreu vom Weizen zu trennen. Schließlich kann nicht jeder Immobilieneigentümer Experte in Verwaltungs- und Eigentümerrecht werden und somit in der Lage sein, seriöse von unseriösen Verwaltern zu unterscheiden.

Keine bestimmte Qualifikation für Wohnungseigentumsverwalter vorgeschrieben

Unprofessionelle Hausverwalter sorgen immer wieder für böse Überraschungen und bereiten ihrer Berufsgruppe Schande bereiten. Denn um Hausverwalter zu werden, ist gesetzlich keine spezifische Ausbildung notwendig. Trotz der großen Verantwortung, die Verwalter von Wohnungseigentum tragen, ist keine bestimmte Qualifikation vorgeschrieben, um Dienste der Hausverwaltung anzubieten. Das Geld der Wohnungseigentümer steht auf dem Spiel und der Dschungel der Vorschriften und die Gesetze im Verwaltungs- und Wohnungseigentümerrecht werden jedes Jahr komplizierter.

Dass eigentlich eine ordentliche Ausbildung notwendig wäre, um den hohen Anforderungen als Wohnungseigentumsverwaltung gerecht werden zu können, liegt auf der Hand. Trotzdem hat der Gesetzgeber hier nicht darauf bestanden, Wohnungseigentümer vor unseriösen Personen zu schützen. Gestern wie heute sind Verwalter nicht dazu verpflichtet, eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer abzulegen. Mit dem neuen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) vom 01.12.2020 müssen sich Verwalter lediglich innerhalb von drei Jahren 20 Stunden lang fortbilden.

Das lässt den Weg frei für Amateure und improvisierte Verwaltungs-Unternehmer. Denen fehlt oftmals das notwendige Grundwissen, juristische Vorbereitung und die Erfahrung mit Immobilienfragen. Manchmal fehlt es sogar an einer grundlegenden Kenntnis über fundamentale Praktiken, wie den richtigen Umgang mit der Privatsphäre der Eigentümerdaten und die angebrachten Verhaltensregeln im Umgang mit den Wohnungseigentümern. Wohnungseigentumsverwaltung ist kein einfaches Geschäft und führt in den falschen Händen zum Desaster.

Die Datenpanne

Hups! – Harmlos, doch nicht zwingend witzig, ist hier das kleine Fallbeispiel eines Hausverwalters*, der Probleme mit der korrekten Nutzung der E-Mail hatte. Eine Rundmail zum Thema Reinigung wurde anstatt in Blindkopie (BCC) versehentlich in CC gesendet und somit sämtliche E-Mail-Adressen für jeden der Empfänger sichtbar. Die folgende Entschuldigung war zwar nett gemeint, doch um den Datenschutz war es mittlerweile geschehen. Solche Datenpannen können schnell passieren, wenn die Hausverwaltung nicht von professionellen Figuren übernommen wird. Mangelndes Grundwissen und fehlende Schulungen sind der Hauptgrund für Pannen wie diese. Es kann allerdings auch geschehen, dass es sich um Flüchtigkeitsfehler handelt. Ist die Wohnungseigentumsverwaltung unterbesetzt und hat zu viele Klienten für die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wächst das Risiko, dass Fehler wie dieser geschehen.

*Die Identität der im Fallbeispiel angeführten Hausverwaltung ist der Redaktion bekannt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden Details zu Orten und Namen nicht genannt.

Der Geister-Verwalter

Kleine und große Probleme stehen in jeder WEG an der Tagesordnung. Es ist die Aufgabe des Verwalters, sich um diese zu kümmern. Doch was, wenn die Verwaltung plötzlich nicht mehr erreichbar ist?

Wenn die Erreichbarkeit der WEG-Verwaltung einem Spiel im Lotto gleichkommt, bei dem nur mehr durch Zufallstreffer ein telefonisches Gespräch mit der Hausverwaltung möglich ist, entwickeln sich Bagatellen schnell zu echten Problemen. Auch nicht eingehaltene Termine und mehrmals vertagte Eigentümerversammlungen nagen an den Nerven der Wohnungseigentümer und sorgen dafür, dass sich kleine Problemchen schnell zu großen Problemen entwickeln.

Die Untätigkeit der Verwaltung ist mit 70 Prozent das von Wohnungseigentümern am meisten angeprangerte Problem mit der Wohnungseigentumsverwaltung. Wenn der Verwalter sich in Luft auflöst, sollten Eigentümer schnell stutzig werden. Im besten Fall ist das Büro der Verwaltung lediglich unterbesetzt.

Im schlimmsten Fall ist die Unerreichbarkeit ein Alarmsignal dafür, dass illegitime Machenschaften im Gange sind. Verwalter, die alle oder einige Wohnungseigentümer einer WEG meiden, haben in der Regel etwas zu verbergen. Nicht immer handelt es sich um schwerwiegende Vergehen, doch ist Veruntreuung von Geldern durch unseriöse Verwalter leider keine Seltenheit.

Der Veruntreuer

Zum Glück sind die WEGen heute normalerweise durch WEG-Eigenkonten (offene Fremdgeldkonten) gesichert. Als Treuhandkonten noch üblich waren, konnten im Falle des Ablebens des Verwalters das WEG-Vermögen unter Umständen in den Nachlass des Verwalters fallen. Nach dem Tod des Verwalters konnten dann bei einer etwaigen Insolvenz Gläubiger Ansprüche darauf erheben. Obwohl solche Situationen für Wohnungseigentümergemeinschaften kritisch sein konnten, handelte es sich nicht um eine Veruntreuung.

Betrug und Diebstahl – Anders sah es jedoch im Fall einer Immobilie in Zimmerhof Bad Rappenau aus. Der Bauträger, von dem die Wohnungseigentümer ihre Immobilien erstanden hatten, hatte alle Verwaltungstätigkeiten inne, inbegriffen der Mietverwaltung. Nachdem sich der zwielichtige Verwalter immer rarer machte und sich schließlich gänzlich verleugnen ließ, wurde die Situation ernst. Der Verwalter hatte aufgehört, die Rechnungen zu bezahlen und die WEG hatte nun Schulden bei den Dienstleistern angehäuft. Diese drohten damit, Gas und Strom abzustellen. In letzter Minute konnte das Schlimmste abgewendet werden. Der verbrecherische Verwalter jedoch hatte in der Zwischenzeit auch noch die letzten 100 Euro des WEG-Kontos eingesteckt und war über alle Berge. Juristen bestätigten, dass rechtliche Schritte lediglich zusätzliche Kosten verursachen würden. Auf eine Wiedergutmachung der Verluste müsse man nicht hoffen, so versichern die Rechtsanwälte.

Der Chaot

Konto-Chaos – Sehr riskant sind auch Konstellationen, in denen der Verwalter das Geld der WEG nicht vom eigenen Vermögen oder von anderen Konten trennt. Überraschend ist, dass auch heute noch viele Verwalter mit diesem Verhalten durchkommen. Ein Beispiel* dafür ist Verwaltung gleich mehrerer WEGen auf einem einzigen Konto der Verwalterin. In einer Ferienwohnanlage in Heringsdorf wurde zufällig im Rahmen einer Beratung zur Jahresabrechnung entdeckt, dass die Verwalterin seit Jahren drei Wohnungseigentumsanlagen über ein einziges Konto managte. Dabei handelte es sich auch nicht um ein Treuhandkonto. Alle Gelder der drei Immobilien, inbegriffen der Instandhaltungsrücklagen, wurden auf diesem Konto verwaltet. Mehrere gerichtliche Anfechtungsverfahren und richterliches Eingreifen waren notwendig, bevor sich die Verwaltung endlich bereiterklärte, die Konten zu trennen. Doch der Schaden war bereits geschehen. Die neu eröffneten Fremdgeldkonten, nun endlich mit der jeweiligen WEG als Kontoinhaberin, waren ohne Guthaben. Es war nicht mehr nachzuvollziehen, welche WEG über wie viel Vermögen verfügte. Die betroffenen WEGen müssen nun hohe Kosten für die Nachberechnungen auf sich nehmen. Auch wenn, zumindest bisher, keine aktive Veruntreuung im Spiel zu sein scheint, haben die WEGen trotzdem einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden erlitten.
Die Verwalterin war sich bis zuletzt keiner Schuld bewusst. Ihr freiwilliger Rücktritt, nachdem sie mit der
Erstellung der Jahresabrechnungen überfordert war, gibt allein schon zu denken.

*Quelle Fallbeispiel: Wohnen im Eigentum. Die Wohneigentümer e.V. (WiE)

Hauptproblematiken für eine kleine WEG bei der Suche nach einer Wohnungseigentumsverwaltung

Eine verlässliche WEG-Verwaltung zu finden, ist für den Laien schon problematisch. Besonders schwierig wird es dann, wenn es sich um eine kleine WEG unter zehn oder zwölf Parteien handelt. Alle schon in unseren Beispielen beschriebenen Risiken und Schwierigkeiten multiplizieren sich umgekehrt proportional zur Größe der WEG. Sprich: Je kleiner die WEG, umso größer die Schwierigkeiten bei der Suche nach einer passenden Hausverwaltung.

Professionelle Hausverwaltungen lehnen nicht selten kleine WEGs direkt ab. Sie sind auf die Kostenoptimierung ausgelegt und sehen in einer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft ein Verlustgeschäft. Der Aufwand bei der Verwaltung einer kleinen WEG ist nämlich kaum anders als der für die Verwaltung einer großen WEG. Die zahlenden Einheiten sind bei der kleinen WEG jedoch weniger. Dementsprechend haben WEG-Verwaltungen in der Regel kein Interesse daran, sich um kleine WEGen zu kümmern und lehnen diese direkt ab. Alternativ verlangen sie höhere Preise, um trotz weniger Zahler ihre Kosten zu decken.

Darum mögen die meisten Hausverwaltungen keine kleinen WEGen

  • Der Grundaufwand für administrative Aufgaben ist bei kleinen wie großen WEGen etwa gleich. Das gilt für den Versand von E-Mails und Briefen ebenso, wie für die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan.

  • Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung und die entsprechende Mitschrift benötigen eine bestimmte Zeit, die gleichbleibend ist, unabhängig von der Größe der WEG. Zusätzlich benötigen jedoch die Eigentümer in einer kleinen WEG oft besonders viel Betreuung, da sie einen persönlicheren Bezug zur Immobilie haben als das in großen Wohnblöcken der Fall ist.

  • Der Zeitaufwand für die Organisation von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten und das Einholen und Prüfen der entsprechenden Kostenvoranschläge ist nicht von der Anzahl der Eigentümer in der WEG abhängig.

Darauf sollten Sie bei der Wahl der Hausverwaltung achten

Besonders große und seriöse WEG-Verwaltungen mit klaren Strukturen akzeptieren keine kleinen WEGen als Kunden. Das kann kleine Eigentümergemeinschaften dazu treiben, sich in einem Akt der Verzweiflung an unseriöse Anbieter zu wenden. Improvisierte und unprofessionelle Hausverwalter akzeptieren jede Art von Auftrag und sagen zu allem „Ja“, wenn sie nur ihre Kundenbestände aufstocken können. Schnell geschehen so Desaster verschiedener Schwere: von der Panne über das Chaos bis hin zur Veruntreuung.

Auch neu gegründete Verwaltungen, die durchaus qualifiziert sind, akzeptieren die Verwaltung von kleinen WEGen, um sich einen anfänglichen Kundenstamm zu sichern. Sie lassen ihre kleinen WEGen gerne schnell wieder sitzen, sobald sie bessere Kunden gefunden haben. Es ist der klassische Fall von Geister-Verwalter.

Mit kleineWEG.de können Sie sicher sein, dass die Verwaltung Ihrer kleinen WEG gleichzeitig qualifiziert und verlässlich ist. Wir wissen was wir tun und lassen Sie nicht im Stich.

kleineWEG.de – Die sichere Wahl für die Verwaltung Ihrer kleinen Wohnungseigentümergemeinschaft

Die kleineWEG.de ist auf die Verwaltung von kleinen Eigentümergemeinschaften ab zwei Einheiten spezialisiert. Wir sind uns nicht zu schade, uns um WEGen jeder Größe zu kümmern – egal ob zwei oder zwölf Parteien. Keine WEG ist uns zu klein. Dabei sind wir selbstverständlich kein Wohlfahrtsverein. Dass wir unsere Aktivität profitabel ausführen und dabei trotzdem den kleinen WEGen konkurrenzfähige Preise bieten können, liegt an unserer unschlagbaren Organisation.

Doch nicht allein das herausragende Organisationstalent ist das Erfolgsgeheimnis von kleineWEG.de. Hinter unserer schlanken Abwicklung und unseren scheinbar unkomplizierten Methoden steckt eine ganze Menge Know-how und Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik.

Das Team von kleineWEG.de ist kompetent und motiviert

Die Office-Managerin Šejla Eigenbrod ist in Betriebswirtschaft spezialisiert und sorgt mit vollem Einsatz für Ordnung in der Buchhaltung.

Anna Isamuchamedow​ ist mit ihrem Bachelor of Laws (LL. B.) in Wirtschaftsrecht qualifiziert, auf die rechtlichen Fragen des Wohnungseigentums- und Bauträgerrecht zu antworten. Sie steht aber auch immer dann bereit, wenn Eigentümer eine verständnisvolle Ansprechpartnerin mit einem offenen Ohr benötigen.

Maxim Isamuchamedow ist ein Experte im Organisieren von Ressourcen und Lösungsfindung für Immobilienbesitzer. Bereits vor seinem Studium, das er mit dem Master of Science (M. Sc.) in Immobilienmanagement und dem Bachelor of Science (B. Sc.) in Immobilienwirtschaft abschloss, konnte er langjährige Berufserfahrung in der Immobilienbranche sammeln.

Mit diesem Team können Sie sichergehen, dass sich Ihre kleine WEG in sicheren Händen befindet. Zuverlässigkeit, Kompetenz und Herz sind die Qualitäten, die Sie bei KleineWEG.de für die Verwaltung Ihrer kleinen Eigentümergemeinschaft finden.

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